3. Emotionen müssen erfühlt werden und werden nicht geäußert!

Eines der wichtigsten und schwierigsten Themen bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Japanern ist die Art und Weise der Kommunikation. Wichtig hierbei ist, möglichst langsam und nicht zu laut zu sprechen. Lautes Sprechen wird als unhöflich und aufbrausend empfunden. Langsames sprechen ist erforderlich, weil viele Japaner nicht besonders gut in Englisch sind. Man muss Ihnen genügend Zeit geben die englischen Worte in die japanische Denkweise zu übersetzten, um den Inhalt zu verstehen.Zeit und viel Geduld sind hier vor Allem ratsam, weil ich es nicht erlebt habe, dass ein Japaner nochmals nachfragt, wenn er etwas nicht verstanden hat. Weiterhin zeigen Japaner Ihre Emotionen nur sehr wenig und es ist oftmals schwer deren Meinung zu Themen zu erkennen.

Emotionen und Gefühle werden in Japan nur selten geäußert. Sie müssen vielmehr erfühlt werden. Das macht die Kommunikation unheimlich spannend aber auch nicht immer einfach. Besonders auffällig ist, dass es kein klares „Ja“ und „Nein“ gibt.

Man muss daher ein Gefühl entwickeln, wann der japanische Kollege den Sachverhalt verstanden hat, diesem zustimmt oder ihn ablehnt. Eine kleine Übersetzungstabelle (ohne Gewähr,) kann vielleicht helfen oder einen Eindruck geben, dass ein „Ja“ nicht immer „Ja“ bedeutet und ein „Nein“ nicht immer „Nein“:

• Kurz gesprochenes „yes“ -> „habe dir zugehört und dich einigermaßen verstanden“

• Langgezogenes „yes“ mit leichtem „Summen in der Stimme“ -> „habe das Problem verstanden und stimme mit dir überein.“

• Mehrfaches „yes“ mit euphorischem Unterton in der Stimme -> „Stimme mit dir überein und wir können uns gemeinsam an die Arbeit machen.“ Das Nein wird im japanischen oftmals durch das englische „Maybe“ ersetzt…

• Kurzes „maybe“ –> „Stimme deiner Aussage nicht so ganz zu“ oder „habe es nicht richtig verstanden.“

• Langezogenes „maybe“ mit langem „hmmmm“ -> „Ich weiß die Antwort auf deine Frage im Moment nicht, werde aber versuchen dir später eine Antwort zu geben“

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kommunikation nicht immer einfach ist mit den japanischen Kollegen. Wenn man jedoch geduldig und ruhig kommuniziert und ein Gefühl für deren Emotionen bekommt ist es sehr spannend.

4. Japaner sind verspielt und mögen es bunt!

Insbesondere bei diversen Prozessworkshops machte ich die Erfahrung, dass Japaner Probleme gerne spielerisch darstellen und lösen. Man sollte sich daher nicht zu schade sein, Prozesse bspw. mit Legosteinen oder diversem Spielzeug zu erklären oder nachzuspielen. Diese Art mag zwar unorthodox sein aber die Kollegen waren sofort bei der Sache und fingen an über das Thema zu diskutieren. Prozesse können somit viel einfacher und effektiver verständlich gemacht werden, weil es für alle Beteiligten der anschaulichste Weg ist und sprachliche Probleme vermindert werden können.

Ziel muss es in solchen Workshops sein, die japanischen Kollegen zur Diskussion anzuregen. Gelingt einem dies, so wird relativ schnell ein Konsens in der Gruppe gefunden. Bei der Gestaltung von Powerpointfolien habe ich weiterhin die Erfahrung gemacht, dass es durchaus, entgegen der Norm, hilfreich sein kann, die Folien ein wenig farbenfroher und bildlicher darzustellen. Wer einmal in den diversen Vergnügungsvierteln und Spielhallen in Tokio unterwegs war, kann diese verspielte Art der Japaner und die Liebe zu farbenfrohen Dingen nachvollziehen.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass die Zusammenarbeit mit den japanischen Kollegen sehr viel Spaß gemacht hat und sehr lehrreich für mich war. Trotz der unterschiedlichen Arbeitsweise und Mentalität sollte man immer bedenken, dass diese Art nicht schlechter ist, sondern lediglich anders. Auch bei FUSO werden schließlich seit vielen Jahren sehr erfolgreich Trucks gebaut! Ungemein positiv fiel mir bei den Japanern der Zusammenhalt in der Gruppe auf. Wenn gemeinsame Entscheidungen getroffen werden, werden diese auch sehr verlässlich und konsequent umgesetzt.

Insbesondere wenn man die Regeln der Höflichkeit, Zurückhaltung und Respekt bewahrt und ein bisschen Geduld und Ruhe bei der Entscheidungsfindung mitbringt macht die Arbeit viel Freude und ist zielführend. Bei ausreichender Höflichkeit verzeihen Japaner fast alles.

Ich würde mich über Feedback und weitere Diskussionen zum Thema „Arbeiten in Japan und mit Japanern“ freuen.

Während meines 10-wöchigen Projekteinsatzes bei FUSO in Japan erlebte ich eine spannende Zeit und konnte viele Erfahrungen im Umgang und mit den japanischen Kollegen bei der Arbeit sammeln. Das Kennen und Respektieren von Arbeitsweise, Mentalität und Kultur sind bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit japanischen Kollegen sehr wichtig und für Mitteleuropäer manchmal nicht einfach zu verstehen.

Der Artikel soll meine Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag mit den japanischen Kollegen näher bringen. Weiterhin werden ein paar, aus meiner Sicht, wichtige Punkte und Verhaltensregeln beschrieben, die es beim Umgang mit japanischen Kollegen zu beachten gilt. Wenn man diese Regeln beachtet und auch das Verhalten der japanischen Kollegen zu deuten weiß, macht es die Arbeit ungemein einfacher und erfolgreicher. Ich würde mich freuen, wenn andere Kollegen ihre Erfahrungen aus Japan in diesem Forum mitteilen und für Diskussionen, Kommentare oder Ergänzungen bedanke ich mich im Vorfeld.

Seit April 2009 arbeite ich als Trainee bei Daimler. Mein Zielbahnhof nach dem Trainee-Programm ist das OMCD (Operational Management Counsel Department). Das OMCD ist für die nachhaltige Umsetzung von Lean Management und TOS (Truck Operating System) bei Daimler Trucks verantwortlich.

Ein Einsatz im Rahmen von CAReer führte mich zu einem 10-wöchigen Projekteinsatz nach Japan, genauer gesagt zu FUSO Mitsubishi Truck and Bus Cooperation in Kawasaki. In Japan bestand meine Aufgabe in der Projektunterstützung bei der Implementierung von Lieferantenmanagement- und Logistikprozessen im Rahmen des HDEP (Heavy Duty Engine Platform)-Anlaufs bei FUSO.

Im Detail bestanden meine Aufgaben darin als eine Art Informationsdrehscheibe und Ansprechpartner für die deutschen Arbeitspaketleiter mit den japanischen Verantwortlichen zu fungieren und die japanische Seite bei der Projektarbeit sowie der wöchentliche Pflege des TIP (Taktischen Implementierungsplan) zu unterstützen.

Innerhalb dieser 10 Wochen arbeitete ich also intensiv mit den japanischen Kollegen zusammen. Mein Schreibtisch war im Logistics Office von FUSO untergebracht und ich saß in Mitten von ca. 40-50 japanischen Kollegen in einem Großraumbüro. So viel also zu mir.

Im Folgenden nun 4 Punkte, die mir besonders in Erinnerung geblieben sind und die ich gern in zwei Blogbeiträgen thematisieren möchte:

1. Japaner sind schüchtern und zurückhaltend aber unheimlich neugierig!
Besonders in den ersten 2-3 Wochen war mir aufgefallen, dass die japanischen Kollegen sehr zurückhaltend mir gegenüber waren und Kontakt zu vermeiden versuchten. Ein Austausch fand anfangs lediglich mit meinem japanischen Betreuer statt. Dieser war jedoch sehr neugierig und wollte so ziemlich alles von einem wissen (Ausbildung, Arbeit, Wohnung in Japan, Hobbies, etc…). Aus Höflichkeit habe ich auf seine Fragen geantwortet und ich denke es war recht hilfreich um das Eis ein wenig zu brechen.

Interessant an der Sache ist aber, dass nach ca. 3 Wochen auch die anderen Kollegen mich zu akzeptieren begannen und immer mehr auf mich zukamen. Sie sprachen mich lustigerweise auf Dinge an, die ich nur meinem Betreuer erzählt hatte. Sie wussten also so Sachen in welchem Stadtteil ich in Tokio wohne und was man am Wochenende so gemacht hatte. Der Kommunikationsweg gestaltete sich dermaßen, dass mein Betreuer erstmal vorgeschickt wurde um den „Neuen“ ein wenig zu beobachten.

Selber habe ich diese Erfahrung am Ende meiner Zeit in Tokio gemacht, als das Vertrauen mit den japanischen Kollegen wesentlich besser war. Als ein weiterer deutscher Trainee in die Logistik Abteilung kam, waren sie auch zunächst völlig zurückhaltend ihm gegenüber. Komischerweise fragten Sie mich dann letztendlich wer das so ist, was der so macht etc…

Zusammenfassend kann man also sagen, dass ein gewisses Maß an Offenheit sehr wichtig ist um Vertrauen zu schaffen. Des Weiteren sollte man sich nicht beunruhigen lassen, wenn einem am Anfang ein wenig Zurückhaltung entgegengebracht wird. Dies ist keine Unhöflichkeit seitens der japanischen Kollegen, sondern lediglich eine Art von Vorsichtsmaßnahme. Was sicherlich Abhilfe schafft, um das Eis früher zu brechen sind kleine Willkommensgeschenke. Gummibärchen kommen super an!

2. Erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert Geduld und Gelassenheit!
Während meiner täglichen Projektarbeit machte ich die Erfahrung, dass Entscheidungsprozesse in Japan viel langsamer anlaufen als in Deutschland. Entscheidungen und Konsens werden meist zunächst in „internen“ Meetings getroffen. Hierbei sind die japanischen Kollegen unter sich. Dies soll sicherstellen, dass die Akzeptanz der Entscheidungen bei allen Beteiligten gegeben ist und niemand „sein Gesicht“ verliert. Die Harmonie innerhalb der Gruppe soll also bestehen bleiben.

Als Außenstehender, der auf Feedback und Entscheidungen wartet, um mit seiner Arbeit fortzufahren, ist dies eine regelrechte Geduldsprobe. Mir kam oftmals der Gedanke, dass man mich vergessen hat. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass dies in den seltensten Fällen so war. Vielmehr fanden im Hintergrund Besprechungen und Konsensfindung statt. Als Außenstehender heißt es da schlicht weg Geduld zu bewahren und darauf vertrauen, dass Entscheidungen getroffen werden. Es macht da wenig Sinn unnötigen Druck auszuüben.

Der Vorteil an diesem Prozess der Entscheidungsfindung ist jedoch, dass wenn Entscheidungen getroffen sind, alle dahinter stehen und diese bedingungslos unterstützten.

Soviel zu meinen ersten zwei Erkenntnissen. Weitere zwei Erkenntnisse werden in diesem Bericht fortgesetzt.